Laatst bijgewerkt: 22 oktober 2026
Wat Shopify bijhoudt, en wat niet
De functies van Voorraad en locaties werken met aantallen per variant en per locatie: beschikbare voorraad, voorraadcorrecties, overdrachten, inkooporders. Het serienummer, het lotnummer of de houdbaarheidsdatum van elk verzonden exemplaar beschrijft de documentatie niet.
Voor veel webshops is dat genoeg. Het wordt een probleem als je:
- producten met een serienummer verkoopt: elektronica, elektrisch gereedschap, e-bikes, machines, muziekinstrumenten. Elke garantieclaim begint met „welk serienummer, wanneer verzonden?”;
- per lot (batch) verkoopt: voeding, supplementen, cosmetica, alles met een houdbaarheidsdatum (THT of TGT). Een terugroepactie komt per lotnummer binnen, en dan moet je weten welke klanten dat lot hebben gekregen;
- iets moet kunnen aantonen: een exemplaar dat je nooit verkocht hebt komt als garantieretour terug, of iets van drie jaar geleden wordt aangeboden als iets van vorige maand.
Verkoop je voeding? De meldplicht bij de NVWA
Volgens de NVWA (Melden onveilige levensmiddelen) moeten bedrijven in elke schakel van de voedselketen onveilige levensmiddelen binnen 4 uur melden, ook als nog niet alle gegevens bekend zijn. Het meldformulier vraagt onder meer naar de batch- of lotinformatie en de afnemers. Voor onveilige non-food producten geldt een aparte route: Onveilig non-food product melden als ondernemer.
Hoe snel je kunt zeggen welk lot naar welke klant ging, bepaalt hoe snel je kunt handelen. Of en wanneer je moet melden, lees je op de pagina's van de NVWA (in België: het FAVV); deze pagina is praktische informatie, geen juridisch advies.
Handmatige methoden en hun grenzen
- In de notitie van de bestelling. Bij het inpakken typ je het serienummer in de notitie. Eenvoudig en zichtbaar op de bestelling. Grenzen: vrije tekst dus typfouten, niets houdt je tegen hetzelfde nummer in twee bestellingen te zetten, en „alle bestellingen met lot L2406” zoeken betekent elke bestelling openen.
- Eén variant per exemplaar. Een variant per stuk, met het serienummer als SKU. Grenzen: de catalogus groeit bij elke levering, varianten worden aangemaakt en weer verwijderd, productrapporten worden onleesbaar. Werkt alleen voor een handvol dure stuks.
- Een spreadsheet naast Shopify. Serienummer, bestelnummer, datum. Grenzen: zo goed als de zorgvuldigheid van één persoon, los van de bestelling, en geannuleerde bestellingen blijven erin staan.
- Een metaveld op de bestelling. Leesbaar voor factuur- en pakbonapps, de netste handmatige methode. Grenzen: nog steeds met de hand, zonder controle op dubbele nummers en zonder zoeken over bestellingen heen.
Wat een goede registratie nodig heeft
- Eén serienummer, één keer toegewezen. Een nummer dat al aan een andere bestelling hangt, wordt geweigerd.
- Aan het juiste product. Een serienummer van product A kan niet per ongeluk op een regel van product B komen.
- Scannen, niet typen. Het serienummer staat als barcode op de doos; typfouten ontstaan bij het typen.
- Vrijgeven bij annulering, zodat het exemplaar opnieuw verzonden kan worden, met behoud van de geschiedenis.
- In twee richtingen zoeken: van serienummer of lot naar bestelling, en van een lot naar alle bestellingen met dat lot.
- Waarschuwen voor de houdbaarheidsdatum, zolang er nog tijd is om te verkopen.
Wat MT: Serial & Lot Tracking doet
MT: Serial & Lot Tracking legt per bestelling vast welke serienummers en lots zijn verzonden.
- Serienummers registreren: één voor één, een lijst plakken, CSV-import of scannen. Lots registreren: lotnummer, ontvangen aantal, houdbaarheidsdatum.
- Toewijzen vanaf de bestelpagina. Via een actie op de bestelpagina van Shopify, regel per regel.
- Scannen met een telefoon of een USB-scanner. De telefoon opent de scanpagina via een QR-code, zonder app en zonder inlog. De scanpagina is in het Nederlands.
- Verkopen aan de Shopify POS-kassa. Scan of typ het serienummer of lot op een regel in de POS-winkelwagen: de app controleert of het op voorraad is, bij het juiste product hoort en nog niet verkocht is, zet het op de kassabon en legt het vast in de bestelling bij het afronden van de verkoop. Met een POS-tegel zoek je een serienummer of lot op zonder klantgegevens. De POS-schermen zijn in het Engels, Frans en Duits.
- Eén serienummer, één bestelling. Een serienummer kan maar één keer worden toegewezen en standaard alleen aan een regel van dezelfde variant.
- Automatisch vrijgeven bij annulering. Wordt een bestelling geannuleerd, dan komen de serienummers en lots weer vrij. Het vrijgeven blijft als geschiedenis staan en wordt niet gewist.
- Zoeken voor garantie en terugroepacties. Zoek op serienummer of lot en je ziet de bestelling. Open een lot en je ziet alle bestellingen waarin het is verzonden.
- E-mail bij een naderende houdbaarheidsdatum: 30 dagen, 7 dagen en op de dag zelf, alleen voor lots met resterende voorraad, in alle abonnementen, ook Free.
- Een metaveld op de bestelling met de serienummers en lots van die bestelling, te tonen in factuur-, pakbon- en e-mailapps.
- Lotetiketten afdrukken met Code 128-barcode, op A4-vellen of een thermische rol.
- CSV-export van serienummers, lots en toewijzingen (Plus-abonnement).
Wat de app niet doet: serienummers automatisch genereren, of de voorraad per lot beheren (de voorraad blijft in Shopify). Het beheerscherm is in het Nederlands.
Prijzen: Free tot 50 actieve serienummers en lots. Daarna een vast bedrag van $7 per maand (2.000) of $15 per maand (onbeperkt), zonder kosten per serienummer. De handleiding (taal te kiezen in de pagina, ook Nederlands; schermafbeeldingen in het Engels) laat de hele werkwijze zien.
Bekijk MT: Serial & Lot Tracking in de Shopify App Store
Verkoop je e-bikes, e-steps of thuisbatterijen? Vanaf 18 februari 2027 heeft elke batterij een eigen paspoort nodig: zie Batterijpaspoort vanaf 18 februari 2027.
Veelgestelde vragen
Kan Shopify serienummers of lotnummers bijhouden?
De voorraaddocumentatie van Shopify beschrijft aantallen per variant en per locatie, voorraadcorrecties, overdrachten en inkooporders. Een standaardfunctie om per verzonden exemplaar het serienummer, het lotnummer of de houdbaarheidsdatum vast te leggen beschrijft ze niet.
Kan ik voor elk serienummer een SKU aanmaken?
Voor een paar dure stuks kan dat. Bij een gewone voorraad groeit de catalogus bij elke levering en worden de productrapporten onleesbaar.
Hoe vind ik alle bestellingen met een bepaald lot?
Daarvoor heb je een registratie nodig die lots aan bestellingen koppelt. Staat het lot alleen in de notitie van de bestelling, dan open je elke bestelling. In MT: Serial & Lot Tracking open je het lot en zie je de lijst met bestellingen waarin het is verzonden.
Werkt het ook met Shopify POS?
Ja. Open in de POS-winkelwagen de regel van het product en scan het serienummer of lot: het wordt meteen gecontroleerd en bij het afronden van de verkoop in de bestelling vastgelegd. Vooraf zet je de app aan in de POS-editor, open je de POS-app opnieuw en voeg je de tegel toe aan het startscherm van POS.
Beheert de app ook de voorraad per lot?
Nee. De app legt vast wat in welke bestelling is verzonden en hoeveel van een lot nog niet is toegewezen. De voorraad zelf blijft in Shopify.
Shopify is een handelsmerk van Shopify Inc. Merchant Tools is een onafhankelijke ontwikkelaar en is niet verbonden aan Shopify.