Inwentaryzacja w Shopify: spis z natury na koniec roku krok po kroku

Ostatnia aktualizacja: 22 października 2026 r.

Kiedy potrzebny jest spis z natury

Jeśli prowadzisz podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR), zasady określa rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. 2025 poz. 1299), stosowane od 1 stycznia 2026 r.:

• Kiedy: spis z natury towarów handlowych, materiałów, półwyrobów, wyrobów gotowych, braków i odpadów sporządza się m.in. na 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego, na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku i w razie likwidacji działalności (§ 20 ust. 1). Spis sporządzony na 31 grudnia zastępuje spis na 1 stycznia następnego roku (§ 20 ust. 2).
• Co musi zawierać: m.in. datę sporządzenia, numer kolejny pozycji, szczegółowe określenie towaru, jednostkę miary, ilość stwierdzoną w czasie spisu, cenę za jednostkę, wartość pozycji, łączną wartość spisu, klauzulę „Spis zakończono na pozycji ...” i podpis właściciela (§ 21 ust. 2). Obejmuje też Twoje towary znajdujące się poza zakładem, np. w zewnętrznym magazynie (§ 21 ust. 3).
• Wycena: towary handlowe wycenia się według cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia spisu, jeśli są niższe (§ 22 ust. 1).

Stany z Shopify możesz przenieść do spisu tylko wtedy, gdy zgadzają się z tym, co faktycznie leży na półkach. Dlatego przynajmniej raz w roku liczy się fizycznie. Firmy prowadzące pełną księgowość stosują przepisy o rachunkowości. Ta strona jest praktycznym poradnikiem, a nie poradą podatkową: szczegóły swojej sytuacji ustal z księgowym.

Przed liczeniem: stany w Shopify warte porównania

Inwentaryzacja porównuje dwie liczby: stan w Shopify i stan na półce. Jeśli pierwsza wciąż się zmienia, porównanie jest błędne od początku. Na podstawie poradnika Shopify „Planowanie spisu zapasów w aplikacji Shopify POS”:

• Zakończ to, co w toku: zrealizuj oczekujące zamówienia, transfery i wysyłki, aby każdy ruch był zapisany.
• Wybierz moment: licz po zamknięciu sklepu, gdy sprzedaż stoi, albo rozłóż duży spis na kilka dni, strefa po strefie.
• Dziel pracę według miejsc, nie nazw: każdej osobie przydziel strefę fizyczną (regały, półki, części magazynu) i prowadź listę zakończonych stref, żeby nic nie policzyć dwa razy.
• Najpierw kody kreskowe: wydrukuj ponownie uszkodzone etykiety, naładuj urządzenia i skanery.
• Sprawdź kilka produktów wyrywkowo z ilością fizycznie dostępną w panelu (On hand), żeby wiedzieć, czego się spodziewać.

W trakcie liczenia

• Skanuj, nie szukaj. Według poradnika Shopify skanery są szybsze i dokładniejsze niż wyszukiwanie wariantów po nazwie. Aparat telefonu też się sprawdza.
• Licz to, co jest, a nie to, co powinno być. Zapisz widoczną ilość, także zero.
• Notuj to, czego system nie zna: kod kreskowy bez produktu, produkt w niewłaściwej lokalizacji. Zajmij się tym po liczeniu, nie w jego trakcie.

Po liczeniu: sprawdź, zanim zapiszesz

• Nadwyżki, braki, niepoliczone. Produkt, którego nikt nie zeskanował, albo zginął, albo został pominięty; od tego zależy, czy ustawić zero, czy zostawić stan bez zmian.
• Przelicz duże różnice. Shopify zaleca fizyczne przeliczenie każdego wariantu, którego odchylenie przekracza 5%.
• Szukaj zapomnianych ruchów: niezapisany transfer między lokalizacjami wyjaśnia wiele „strat”.
• Zachowaj dowody: stany oczekiwane, policzone i wprowadzone korekty. Przewodnik Shopify „Migracja z aplikacji Stocky do funkcji zarządzania zapasami na platformie Shopify” zaleca zachowanie oryginalnego eksportu, pliku ze zliczonymi stanami i dziennika importu jako dziennika inspekcji.

Trzy sposoby aktualizacji stanów w Shopify

1. Spisy zapasów w panelu Shopify

Według stron Centrum pomocy Shopify „Tworzenie spisów zapasów i zarządzanie nimi” oraz „Wykonywanie i przegląd inwentaryzacji zapasów”:

• Spis tworzysz w przeglądarce na komputerze, w sekcji Zapasy > Spisy zapasów. Jeden spis obejmuje jedną lokalizację. Nie można go utworzyć dla pakietów, a kod kreskowy przypisany do kilku produktów powoduje błąd przy skanowaniu.
• Produkty dodajesz, wyszukując je albo skanując kod kreskowy.
• Liczysz w panelu, wpisując ilość albo skanerem kodów kreskowych (każdy skan dodaje jedną sztukę). Liczyć może każdy pracownik z uprawnieniami do zarządzania zapasami, a spis można wstrzymać i wznowić. W lokalizacjach z subskrypcją Shopify POS Pro pracownicy mogą też liczyć w aplikacji Shopify POS.
• Na koniec prosisz menedżera o sprawdzenie albo kończysz spis sam. Po zatwierdzeniu stany są aktualizowane; zatwierdzenia, podobnie jak zakończenia bez sprawdzenia, nie można cofnąć.

Do kontroli wyrywkowych służy Szybkie zliczanie w aplikacji Shopify POS: do 1000 wariantów w jednej sesji, ilości są korygowane bez etapu sprawdzania.

2. Eksport i import pliku CSV

Metoda opisana na stronie Centrum pomocy „Exporting and importing inventory with a CSV file (po angielsku)”: eksportujesz zapasy do pliku CSV, wpisujesz policzone ilości w arkuszu i importujesz plik.

• Nowe ilości wpisujesz w kolumnie On hand (new); On hand (current) to stan z chwili eksportu. Wiersze, których stan zmienił się po eksporcie, nie są importowane, a ich listę dostajesz e-mailem. Chroni to przed nadpisaniem sprzedaży, ale te produkty trzeba policzyć ponownie.
• Plik nie może przekraczać 15 MB.
• Nie potrzebujesz aplikacji ani planu POS. Wysiłek przenosi się do arkusza: wpisywanie ilości, dopasowywanie wierszy, obsługa odrzuconych pozycji.

3. Aplikacja do inwentaryzacji

Standardowe spisy zapasów obsługują podstawową procedurę. Aplikacja pomaga w kilku sytuacjach:

• pracownicy liczą własnymi telefonami, bez konta Shopify, subskrypcji POS i skanera;
• w magazynie jest słaby zasięg i skany muszą zostać w telefonie, by wysłać je później;
• chcesz policzyć cały zakres naraz: lokalizację, kolekcję, dostawcę lub tag;
• potrzebujesz eksportu wyników albo raportu różnic do wydruku, wycenionego według kosztu;
• rejestrujesz ubytki według przyczyny (kradzież, uszkodzenie, przeterminowanie).

Jeśli korzystałeś ze Stocky

Według przewodnika Shopify „Migracja z aplikacji Stocky do funkcji zarządzania zapasami na platformie Shopify” aplikacja Stocky została usunięta ze sklepu Shopify App Store 2 lutego 2026 r. i nie jest dostępna od 31 sierpnia 2026 r. Przez co najmniej 90 dni od tej daty (czyli co najmniej do 29 listopada 2026 r.) masz dostęp tylko do odczytu, żeby wyeksportować dane. Historyczne zamówienia i inwentaryzacje nie przenoszą się automatycznie: trzeba je ręcznie wyeksportować z raportów Stocky, a dostawców nie da się wyeksportować wcale. Do inwentaryzacji całej lokalizacji i inwentaryzacji cyklicznych Shopify kieruje do spisów zapasów w panelu administracyjnym.

Co robi MT: Stocktake & Stock Count

MT: Stocktake & Stock Count prowadzi całą procedurę opisaną wyżej wewnątrz Shopify: zamrożenie stanów, liczenie, sprawdzenie, zatwierdzenie.

• Każdy telefon jest skanerem. Panel pokazuje kod QR, a telefon otwiera stronę skanowania w przeglądarce. Bez instalowania aplikacji w telefonie, bez logowania, bez planu POS. W jednym spisie może liczyć kilka telefonów, każdy skan jest zapisany z nazwą urządzenia i można go cofnąć. Rozpoznawany jest każdy kod kreskowy wariantu.
• Także z kasy Shopify POS. Kafelek „Stock count” w Shopify POS pozwala dołączyć do trwającego spisu.
• Produkty bez kodu kreskowego wybierasz z listy po wpisaniu fragmentu nazwy lub SKU.
• Kody kartonów (opcjonalnie): zapisz raz kod kartonu jako „24 sztuki”, a jeden skan kartonu doliczy 24 sztuki.
• Słaby zasięg nie przeszkadza. Skany są zapisywane w telefonie i wysyłane po powrocie połączenia.
• Liczenie „na ślepo”. Zaznacz jedno pole przy tworzeniu spisu: telefony i ekran spisu pokazują tylko to, co policzono, nigdy stanu oczekiwanego ani różnicy. Stany oczekiwane i różnice pojawiają się po „Finish & review”.
• Wybrany zakres: wszystkie produkty lokalizacji, kolekcja, dostawca, tag, typ produktu albo zapisana strefa (w granicach planu). Wygodne przy liczeniu strefami przez kilka dni.
• Liczy stan fizyczny (On hand). Stan oczekiwany każdej pozycji to ilość On hand w Shopify: wszystkie sztuki fizycznie obecne w lokalizacji, także czekające na niezrealizowane zamówienia i oznaczone jako uszkodzone lub w kontroli jakości. Policz wszystko, co leży na półce; zapisywana jest tylko różnica, więc sztuki już sprzedane zostają zarezerwowane dla swoich zamówień.
• Towar, który się ruszył w trakcie spisu, jest odkładany. Gdy Shopify zgłosi zmianę stanu produktu w trakcie spisu (sprzedaż, wysyłka, dostawa), ten produkt nie jest aktualizowany przy zatwierdzaniu: trafia na listę z przyciskiem, który pozwala policzyć go ponownie od bieżącego stanu. Shopify nie zgłasza każdego ruchu, więc dla dokładnego spisu nie wysyłaj, nie przyjmuj i nie przenoś liczonych produktów do czasu zatwierdzenia.
• Ekran sprawdzenia przed zapisem: nadwyżki, braki, niepoliczone, nieznane kody kreskowe i wartość różnic według kosztu. Decydujesz, czy niepoliczone produkty zostają bez zmian (spis częściowy), czy dostają zero (spis pełny).
• Zatwierdzenie jednym kliknięciem, cofnięcie w razie pomyłki. Korekty są zapisywane w Shopify z powodem „Cycle count”. Do kliknięcia nic nie jest zapisywane, a po zatwierdzeniu korektę można jeszcze cofnąć (późniejsza sprzedaż zostaje zachowana).
• Raport do wydruku ze wszystkimi wprowadzonymi korektami, wycenionymi według kosztu; w planach płatnych eksport do Excela i CSV. Raport nie jest gotowym spisem z natury w rozumieniu § 21 (nie zawiera m.in. klauzuli zakończenia i podpisu), ale policzone ilości mogą posłużyć jako jego podstawa — uzgodnij to z księgowym.
• Rejestr ubytków według przyczyny (kradzież, uszkodzenie, przeterminowanie, błąd przyjęcia), wyceniony według kosztu.

Czego nie robi: zamówień do dostawców, transferów, prognoz, druku etykiet. Panel administracyjny aplikacji jest po polsku. Strona skanowania w telefonie jest dostępna po angielsku, francusku, niemiecku, hiszpańsku, włosku i niderlandzku (jeszcze nie po polsku), a kafelek w Shopify POS po angielsku, francusku i niemiecku.

Cennik: plan bezpłatny bez limitu czasu i bez okresu próbnego (wszystkie lokalizacje, 5000 wariantów na spis, 2 urządzenia), 9 USD miesięcznie (10 000 wariantów na spis, 5 urządzeń), 19 USD miesięcznie (bez limitów). Bez opłat za skany i liczbę spisów. Przewodnik klienta (po angielsku, ze zrzutami ekranu) pokazuje cały spis krok po kroku.

Zobacz MT: Stocktake & Stock Count w Shopify App Store

Najczęściej zadawane pytania

Czy Shopify ma funkcję inwentaryzacji?
Tak. To spisy zapasów w panelu administracyjnym Shopify, w sekcji Zapasy > Spisy zapasów. Jeden spis obejmuje jedną lokalizację. Produkty dodajesz, wyszukując je lub skanując kod kreskowy, liczysz w panelu albo, w lokalizacjach z subskrypcją POS Pro, w aplikacji Shopify POS, a na koniec sprawdzasz i zatwierdzasz wyniki. Zatwierdzenia nie można cofnąć.

Czy mogę zrobić inwentaryzację w Shopify bez POS?
Tak. Spis zapasów utworzony w panelu administracyjnym można policzyć w samym panelu, wpisując ilości lub używając skanera kodów kreskowych. Możesz też wyeksportować zapasy do pliku CSV, policzyć je i zaimportować plik z powrotem albo użyć aplikacji do inwentaryzacji. MT: Stocktake & Stock Count nie wymaga Shopify POS: liczy się w przeglądarce dowolnego telefonu.

Co się stanie, jeśli w trakcie liczenia wyślę zamówienie?
W metodzie CSV, gdy importujesz kolumny On hand (current) i On hand (new), Shopify porównuje bieżący stan z wartością z eksportu: wiersze zmienione po eksporcie nie są importowane, a ich listę dostajesz e-mailem. Te produkty trzeba policzyć ponownie. Liczenie po zamknięciu sklepu pozwala uniknąć większości takich przypadków.

Kiedy przedsiębiorca prowadzący KPiR musi sporządzić spis z natury?
Według rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. 2025 poz. 1299) spis z natury sporządza się m.in. na 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego, na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku i w razie likwidacji działalności. Spis sporządzony na 31 grudnia zastępuje spis na 1 stycznia następnego roku. Szczegóły swojej sytuacji ustal z księgowym.

Jak często liczyć zapasy?
Poradnik Shopify dotyczący planowania spisu zapasów zaleca liczenie co kwartał w przypadku większości sprzedawców detalicznych i co miesiąc w kategoriach o wysokim ryzyku ubytków, niezależnie od spisu na koniec roku.

Shopify i Stocky są znakami towarowymi Shopify Inc. Merchant Tools jest niezależnym deweloperem i nie jest powiązany z Shopify.