Laatst bijgewerkt: 22 oktober 2026
Waarom tellen aan het einde van het boekjaar
De Belastingdienst schrijft op de pagina Waardering van voorraad in uw onderneming: „Aan het eind van elk boekjaar bepaalt u de waarde van de voorraden die op dat moment in uw bedrijf aanwezig zijn.” Normaal waardeer je de voorraad tegen kostprijs; alleen voor incourante goederen, zoals kleding en schoenen die uit de mode zijn, mag je een lagere waarde nemen.
Het aantal in Shopify is alleen bruikbaar als het klopt met wat er echt in het magazijn ligt. Daarom tel je minstens één keer per jaar, voor de meeste webshops rond 31 december. Hoe je de voorraad in je eigen administratie waardeert, bespreek je met je boekhouder; deze pagina is praktische informatie, geen fiscaal advies.
Voor de telling: maak de cijfers in Shopify vergelijkbaar
Een voorraadtelling vergelijkt twee getallen: wat Shopify zegt dat je hebt, en wat er in het schap ligt. Als het eerste getal nog beweegt, klopt de vergelijking vanaf het begin niet. De Shopify-gids Een inventarisatie plannen met Shopify POS geeft de checklist:
- Rond af wat onderweg is: openstaande bestellingen, overdrachten en zendingen, zodat elke beweging is vastgelegd.
- Kies het moment: tel na sluitingstijd, als er niet verkocht wordt, of verdeel een grote telling over meerdere dagen, zone voor zone.
- Verdeel op plaats, niet op productnaam: geef iedereen een fysieke zone (schappen, stellingen, delen van het magazijn) en houd bij welke zones klaar zijn, zodat niets dubbel wordt geteld.
- Eerst de barcodes: vervang beschadigde etiketten voordat je begint en laad toestellen en scanners op.
- Steekproef vooraf: vergelijk een paar producten met de voorraad in het beheercentrum, zodat je weet wat je ongeveer kunt verwachten.
Tijdens de telling
- Scannen, niet zoeken. Volgens de Shopify-gids zijn barcodescanners sneller en nauwkeuriger dan varianten op naam zoeken. De camera van een telefoon doet hetzelfde werk.
- Tel wat er ligt, niet wat er zou moeten liggen. Noteer het aantal dat je ziet, ook nul.
- Noteer wat het systeem niet kent: een barcode die bij geen enkel product hoort, een product op de verkeerde locatie. Los dat op na de telling, niet halverwege.
Na de telling: controleren voordat je iets wijzigt
- Te veel, te weinig, niet geteld. Een product dat niemand scande, is weg of vergeten; het antwoord bepaalt of het naar nul gaat of ongewijzigd blijft.
- Tel grote verschillen opnieuw. Shopify raadt aan elke variant met een verschil van meer dan 5% fysiek opnieuw te tellen.
- Zoek vergeten bewegingen: een niet-geregistreerde overdracht tussen locaties verklaart veel „verliezen”.
- Bewaar het bewijs: de verwachte aantallen, de getelde aantallen en de doorgevoerde correcties.
Drie manieren om Shopify bij te werken
1. Voorraadtellingen in het Shopify-beheercentrum
Volgens de helpcentrumpagina's Voorraadtellingen aanmaken en beheren en Voorraadtellingen uitvoeren en beoordelen:
- Je maakt een telling aan via Producten › Voorraad › Voorraadtellingen, in een desktopbrowser. Een telling geldt voor één locatie; voor meerdere locaties maak je per locatie een telling. Bundels kun je niet tellen, en een barcode die aan meer dan één product is toegewezen geeft een foutmelding bij het scannen.
- Producten voeg je toe door te zoeken of door hun barcode te scannen.
- Tellen gebeurt in het beheercentrum: aantal invoeren in het veld Telling, of scannen met een barcodescanner (elke scan telt één op). Meerdere medewerkers kunnen tegelijk aan dezelfde telling werken, en je kunt pauzeren en later hervatten. Op locaties met Shopify POS Pro kunnen medewerkers ook tellen in de Shopify POS-app.
- Daarna vraag je een beoordeling aan of rond je de telling zelf af. De kolommen Verwacht en Geteld staan naast elkaar. Goedkeuren (of afronden zonder beoordeling) werkt de voorraad bij en kan niet ongedaan worden gemaakt. Voorraadtellingen kun je niet exporteren.
Voor een snelle controle is er Snel tellen in Shopify POS: maximaal 1000 varianten per tellingsessie, zonder controlestap.
2. CSV exporteren en importeren
Het helpcentrum beschrijft ook een offline methode (alleen in het Engels: Exporting and importing inventory with a CSV file): exporteer je voorraad als CSV, tel met een spreadsheet of een scantool, vul de getelde aantallen in en importeer het bestand.
- Vul de kolom On hand (new) in. On hand (current) is het aantal op het moment van de export. Regels waarvan de voorraad sinds de export is veranderd, worden niet geïmporteerd en je krijgt een e-mail met de lijst. Zo overschrijf je geen verkoop, maar die producten moet je opnieuw tellen.
- Het bestand mag niet groter zijn dan 15 MB.
- Er is geen app of POS-abonnement nodig. Het werk zit in de spreadsheet: aantallen typen, regels koppelen, afgewezen regels afhandelen.
3. Een telapp
De voorraadtellingen van Shopify dekken de basis. Een telapp helpt nog in een paar situaties:
- medewerkers tellen met hun eigen telefoon, zonder Shopify-account, POS-abonnement of barcodescanner;
- het magazijn heeft slecht bereik en de scans moeten op de telefoon blijven tot ze verzonden kunnen worden;
- je telt een heel bereik in één keer (een locatie, een collectie, een leverancier, een tag);
- je wilt de telling exporteren of een afdrukbaar rapport van de verschillen, gewaardeerd tegen kostprijs;
- je registreert derving per reden (diefstal, breuk, over de datum).
Kwam je van Stocky?
Volgens de Shopify-gids Migreren van Stocky naar Shopify-voorraadbeheer is Stocky op 2 februari 2026 uit de App Store verwijderd en is de app sinds 31 augustus 2026 niet meer beschikbaar. Je houdt ten minste 90 dagen na die datum alleen-lezentoegang om je gegevens te exporteren: 90 dagen na 31 augustus is 29 november 2026. Shopify noemt geen exacte einddatum, dus beschouw 29 november als je deadline.
- Niets gaat vanzelf over. Oude inkooporders en inventarisaties worden niet automatisch naar Shopify verplaatst: exporteer alles wat je wilt bewaren met de ingebouwde rapporten van Stocky. Leveranciers kunnen niet uit Stocky worden geëxporteerd.
- Bewaar je oude inventarisaties, ook als je Stocky nooit meer opent: je boekhouder kan erom vragen, en ze zijn het vertrekpunt om derving voor en na de overstap te vergelijken.
- Wat Stocky vervangt: overdrachten, inkooporders en leveranciers zitten nu in het Shopify-beheercentrum, meldingen bij lage voorraad in Shopify Flow, voorstellen om opnieuw te bestellen in Sidekick, en voor inventarisaties de voorraadtellingen hierboven.
Wat MT: Stocktake & Stock Count doet
MT: Stocktake & Stock Count voert de hele routine hierboven uit binnen Shopify: verwachte aantallen vastzetten, tellen, controleren, toepassen.
- Elke telefoon is een scanner. Het beheerscherm toont een QR-code; de telefoon opent een scanpagina in de browser. Geen app op de telefoon, geen inlog, geen POS-abonnement. Meerdere telefoons tellen in dezelfde sessie; elke scan wordt met de naam van het toestel vastgelegd en kan ongedaan worden gemaakt. Elke barcode van een variant wordt herkend.
- Of vanaf de Shopify POS-kassa. Met de tegel „Stock count” in Shopify POS doe je mee aan een openstaande telling.
- Geen barcode? Typ een deel van de naam of de SKU en kies het product uit de lijst.
- Doosbarcodes (optioneel). Registreer de barcode van een doos één keer als „24 stuks”: één scan van de doos telt 24 stuks van het product erin.
- Werkt als het netwerk wegvalt. Scans wachten op de telefoon en worden verzonden zodra de verbinding terug is, ook als de telling intussen is afgerond of de link is verlopen.
- Blinde telling. Vink één vakje aan bij het aanmaken: telefoons en het telscherm tonen alleen wat geteld is, nooit het verwachte aantal of het verschil. Die verschijnen pas na „Afronden en controleren”.
- Tel een bereik: een locatie, en daarbinnen alles, een collectie, een leverancier, een tag, een producttype of een opgeslagen zone. Handig om over meerdere dagen zone voor zone te tellen.
- Telt de fysieke voorraad (On hand). Het verwachte aantal per regel is de fysieke voorraad van Shopify: alles wat op de locatie ligt, ook stuks voor nog niet verzonden bestellingen en stuks die als beschadigd of in kwaliteitscontrole zijn gemarkeerd. Tel alles in het schap; alleen het verschil wordt toegepast, dus verkochte stuks blijven gereserveerd voor hun bestelling.
- Voorraad die tijdens de telling beweegt, wordt apart gezet. Meldt Shopify tijdens de telling een voorraadwijziging voor een product (een verkoop, een zending, een levering), dan wordt dat product bij het toepassen niet bijgewerkt maar in een lijst gezet, met een knop om het opnieuw te tellen vanaf de huidige voorraad. Shopify meldt niet elke beweging: verzend, ontvang of verplaats de getelde producten dus niet tot je hebt toegepast.
- Controle voordat er iets wordt geschreven: te veel, te weinig, niet geteld, onbekende barcodes, met de waarde van de verschillen tegen kostprijs. Jij kiest of niet-getelde producten ongewijzigd blijven (gedeeltelijke telling) of naar nul gaan (volledige telling).
- Eén klik om toe te passen, één klik om terug te draaien. Er wordt niets geschreven voordat je op Toepassen drukt. Per ongeluk toegepast? Een toegepaste telling kan na bevestiging ongedaan worden gemaakt; verkopen van daarna blijven staan.
- Afdrukbaar rapport van elke telling, gewaardeerd tegen kostprijs; export naar Excel en CSV bij de betaalde abonnementen.
- Dervingsregister: verliezen per reden (diefstal, breuk, over de datum, ontvangstfout), gewaardeerd tegen kostprijs.
- In het Nederlands: het beheerscherm en de scanpagina op de telefoon. De POS-tegel is in het Engels, Frans en Duits.
Wat de app niet doet: inkooporders, overdrachten, voorspellingen, etiketten. De eerste drie zitten nu in Shopify zelf.
Prijzen: Free zonder tijdslimiet en zonder proefperiode (alle locaties, 5.000 varianten per telling, 2 toestellen), $9 per maand (10.000 varianten per telling, 5 toestellen), $19 per maand (onbeperkt). Geen kosten per scan of per telling. De handleiding (taal te kiezen in de pagina, ook Nederlands; schermafbeeldingen in het Engels) toont een volledige telling.
Bekijk MT: Stocktake & Stock Count in de Shopify App Store
Veelgestelde vragen
Heeft Shopify een functie voor voorraadtelling?
Ja. Voorraadtellingen zitten in het Shopify-beheercentrum, onder Producten > Voorraad > Voorraadtellingen. Een telling geldt voor één locatie; je voegt producten toe door te zoeken of te scannen, telt in het beheercentrum of, op locaties met POS Pro, in de Shopify POS-app, en keurt de telling daarna goed. Goedkeuren kan niet ongedaan worden gemaakt. Snel tellen in Shopify POS is bedoeld voor controles van maximaal 1000 varianten.
Kan ik zonder Shopify POS een voorraadtelling doen?
Ja. Een voorraadtelling die je in het beheercentrum aanmaakt, tel je in het beheercentrum zelf, door aantallen in te voeren of met een barcodescanner. Je kunt ook je voorraad als CSV exporteren, tellen en weer importeren, of een telapp gebruiken. MT: Stocktake & Stock Count heeft geen Shopify POS nodig: er wordt geteld in de browser van een telefoon.
Wat gebeurt er als er tijdens de telling een bestelling wordt verzonden?
Bij de CSV-methode met de kolommen On hand (current) en On hand (new) importeert Shopify de regels niet waarvan de voorraad sinds de export is veranderd, en stuurt je een e-mail met de lijst. Die producten tel je opnieuw. Tellen na sluitingstijd voorkomt de meeste gevallen.
Tot wanneer kan ik mijn Stocky-gegevens exporteren?
Shopify houdt ten minste 90 dagen na 31 augustus 2026 alleen-lezentoegang open, dus tot ten minste 29 november 2026, zonder exacte einddatum. Exporteer daarvoor met de ingebouwde rapporten van Stocky wat je wilt bewaren, zoals oude inkooporders en inventarisaties. Leveranciers kunnen niet uit Stocky worden geëxporteerd.
Hoe vaak moet ik mijn voorraad tellen?
De Shopify-gids voor het plannen van een inventarisatie noemt elk kwartaal voor de meeste retailers en maandelijks voor categorieën met veel derving, naast de volledige telling die je aan het einde van je boekjaar nodig hebt voor de waardering van je voorraad.
Shopify en Stocky zijn handelsmerken van Shopify Inc. Merchant Tools is een onafhankelijke ontwikkelaar en is niet verbonden aan Shopify.